Ngay cả khi công việc của bạn không có nhiệm vụ chính là viết lách, bạn vẫn cần sử dụng kỹ năng viết của mình hàng ngày để giao tiếp với người khác thông qua văn bản
Kỹ năng viết là gì?
Kỹ năng viết là kỹ năng bạn sử dụng để viết một cách hiệu quả và ngắn gọn.
Kỹ năng viết không chỉ bao gồm hành động viết. Các kỹ năng như nghiên cứu, lập kế hoạch và dàn ý, chỉnh sửa, sửa đổi, chính tả và ngữ pháp là những thành phần quan trọng khác của quá trình viết.
Tầm quan trọng của kỹ năng viết
Khả năng viết tốt là một hình thức giao tiếp hiệu quả, mà nhiều nhà tuyển dụng coi đó là một kỹ năng quan trọng trong công việc. Trên thực tế, khả năng giao tiếp mạnh mẽ—bao gồm bằng văn bản, lời nói, phi ngôn ngữ hay hình ảnh—là một trong những kỹ năng tuyển dụng phổ biến mà các HR tìm kiếm ở ứng viên.
Bất kể vai trò của bạn là gì, với kỹ năng viết tốt, bạn có thể chuyển tải rõ ràng suy nghĩ của mình thành những thông điệp có ý nghĩa. Qua đó, chúng cho phép bạn chia sẻ ý tưởng, xây dựng mối quan hệ và củng cố hình ảnh chuyên nghiệp của mình.
Phân loại kỹ năng viết
Nghiên cứu
Trước khi bạn viết một từ nào đó, bạn cần nghiên cứu về chủ đề mà bạn đang viết. Thu thập thông tin mới nhất và chính xác là một phần quan trọng của kỹ năng viết và quá trình này có thể giúp bạn tìm ra nội dung cần đưa vào.
Tùy thuộc vào những gì bạn đang viết, nghiên cứu có thể liên quan đến việc tìm hiểu về khách hàng mục tiêu của bạn—cho dù đó là thị trường mục tiêu tổng thể hay công ty riêng lẻ—đánh giá các nguồn về sức mạnh và độ tin cậy, nói chuyện với các chuyên gia, xem xét và phân tích dữ liệu hoặc nói chuyện với các thành viên khác trong nhóm của bạn.
Lên dàn ý
Dàn ý là một bản phác thảo chi tiết về những điểm hoặc chủ đề mà tài liệu bạn đang làm việc sẽ đề cập và cách bạn định cấu trúc thông tin. Điều này có thể cung cấp cho bạn một lộ trình để tuân theo khi viết. Tạo và làm theo dàn ý đảm bảo bạn đang kết hợp tất cả các thông tin quan trọng theo đúng thứ tự và không bị lặp lại hoặc đi lạc quá xa khỏi quan điểm của mình.
Việc lấy thông tin đầu vào từ bên ngoài về dàn bài thường dễ dàng hơn là viết toàn bộ báo cáo hoặc nội dung tương tự chỉ để tìm ra thông tin chính bị thiếu. Kỹ năng lập dàn ý cũng có thể được sử dụng để vạch ra trước một dự án viết lách hoặc lên kế hoạch cho một quy trình, điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn đang ủy thác hoặc cộng tác với những người khác.
Chỉnh sửa bản thảo
Chỉnh sửa là quá trình sửa chữa và thay đổi một phần bài viết của bạn hoặc của người khác để củng cố nó. Đây là thành phần quan trọng của bộ kỹ năng viết chuyên nghiệp. Bạn có thể sửa đổi hoặc chỉnh sửa bằng cách thực hiện các thay đổi quan trọng đối với cấu trúc, câu văn hoặc nội dung của một hay nhiều phần. Hoặc bạn có thể đọc lại một đoạn văn bản, kiểm tra lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp hoặc lỗi dùng từ.
Trong các trường hợp khác, bạn có thể điều chỉnh các câu hoặc đoạn văn để chúng trở nên trôi chảy hơn hoặc phản ánh một giọng điệu nhất định. Kỹ năng chỉnh sửa thành thạo có thể hữu ích trong nhiều tình huống chuyên nghiệp—từ việc xem qua báo cáo hoặc bản trình bày cho đồng nghiệp đến phát hiện lỗi trong email mà bạn sắp gửi cho toàn bộ công ty.
Ngữ pháp và độ rành mạch
Cuối cùng, thành thạo ngữ pháp là một kỹ năng viết quan trọng khác mà bạn cần lưu ý. Ngữ pháp là tập hợp các quy tắc chi phối việc sử dụng ngôn ngữ. Đó là thứ hướng dẫn mọi người giao tiếp và giúp ta hiểu nhau nhiều hơn. Có rất nhiều quy tắc ngữ pháp trong tiếng Việt và tiếng Anh, và bạn chắc chắn nên biết những quy tắc cơ bản của hai loại ngôn ngữ này.
Nhưng trừ khi bạn là một nhà văn hoặc biên tập viên, việc biết những điều quá cao cấp hay “kỳ quặc” về ngữ pháp thường không cần thiết. Điều cần thiết là biết cách xây dựng một câu rõ ràng, dễ đọc và dễ hiểu để bạn có thể giao tiếp bằng văn bản một cách hiệu quả.
Phương pháp cải thiện kỹ năng viết hiệu quả
Nắm vững ngữ pháp
Ngữ pháp và chính tả tạo thành nền tảng của một văn bản chuyên nghiệp. Có được kỹ năng viết đúng ngữ pháp và chính tả sẽ truyền đạt tính chuyên nghiệp và sự chú ý đến từng chi tiết của bạn cho người đọc. Nó cũng làm cho văn bản của bạn dễ hiểu hơn.
Ngoài ra, biết khi nào và làm thế nào để sử dụng dấu câu hợp lý, như dấu hai chấm, dấu chấm phẩy và dấu gạch ngang, có thể mở ra những cách mới để cấu trúc câu và nâng cao chất lượng bài viết của bạn.
Nghiên cứu kỹ lưỡng những gì bạn định viết
Nghiên cứu trước khi đặt bút viết
Hiểu rõ một bài viết đã hoàn thành trông như thế nào có lợi trong quá trình cải thiện kỹ năng viết của bạn. Nếu bạn đang cố gắng viết một truyện ngắn hài hước, hãy đọc những mẩu truyện ngắn hài hước. Hãy chú ý đến những gì làm cho chúng tốt và những gì bạn muốn mô phỏng (tất nhiên là không ăn cắp ý tưởng). Nếu bạn đang làm bài tập ở trường, bạn có thể hỏi người hướng dẫn của mình về các ví dụ về các tác phẩm thành công của các sinh viên trước đây.
Hãy biến việc đọc trở thành một phần trong cuộc sống hàng ngày để cải thiện khả năng viết của bạn. Hãy thử đọc tin tức vào buổi sáng hoặc chọn một cuốn sách trước khi đi ngủ. Nếu trước đây bạn không phải là người đọc nhiều, hãy bắt đầu với những chủ đề mà bạn quan tâm hoặc nhờ bạn bè và gia đình giới thiệu. Bạn sẽ dần dần hiểu được những chủ đề, thể loại và tác giả mà bạn yêu thích.
Lựa chọn văn phong phù hợp với từng hoàn cảnh
Để giao tiếp tốt thông qua viết lách, điều quan trọng là phải hiểu ai sẽ đọc và loại văn phong nào là phù hợp.
Xem xét mức độ trang trọng trong ngôn ngữ của bạn—nếu bạn đang nhắn tin trên Slack cho một đồng nghiệp, bạn có thể thoải mái hơn trong giọng điệu và lựa chọn từ ngữ của mình so với khi bạn gửi email cho khách hàng hoặc chuẩn bị bài thuyết trình cho các bên liên quan. Trong hầu hết các tình huống chuyên nghiệp, bạn nên bỏ qua các biểu tượng cảm xúc và tránh sử dụng nhiều dấu chấm câu trừ khi tình huống đó thực sự cần thiết.
Trước khi bạn viết, hãy lưu ý trình độ kiến thức của khán giả vì nó liên quan đến chủ đề. Ví dụ: nếu bạn đang cập nhật cho các thành viên khác của nhóm kỹ thuật về một tính năng mà bạn đã mã hóa, thì bạn có thể sử dụng thuật ngữ kỹ thuật và bỏ qua thông tin cơ bản, nhưng nếu bạn đang viết về tính năng mới trong một bài đăng trên blog dành cho khách hàng, thì bạn có thể cần để giải thích mọi thứ kỹ lưỡng hơn một chút, chọn những từ phổ biến hơn và nêu rõ ràng lý do tại sao nó quan trọng với họ.
Viết nháp, viết nháp và viết nháp
Đặc biệt là khi bạn đang viết một đoạn dài đặc biệt quan trọng, kỹ năng viết và lập dàn ý có thể làm cho quá trình thực hiện diễn ra suôn sẻ hơn. Cách tốt nhất để lập dàn ý sẽ tùy thuộc vào sở thích cá nhân của bạn và những gì bạn đang viết.
Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ muốn chia dàn ý của mình thành các phần (cho dù các phần đó biểu thị các chương, đoạn văn, trang trình bày hay bất kỳ nội dung nào khác) và lưu ý mục đích của từng phần là gì. Tại sao nó được đưa vào và phần này đang trả lời câu hỏi gì cho độc giả của bạn?
Khi bạn biết điều đó, bạn có thể nhanh chóng ghi lại những thông tin cần có trong phần này của tác phẩm đang viết. Khi bạn lập dàn ý, hãy kiểm tra xem thứ tự các đoạn văn có hợp lý hay không.
Đón nhận đóng góp ý kiến từ người đọc
Nếu bạn đang tìm cách cải thiện kỹ năng viết của mình, việc lấy ý kiến từ người khác về cách bạn đang làm có thể cực kỳ hữu ích. Bạn có thể không nhận ra rằng mình có xu hướng sử dụng sai từ vựng cho từng ngữ cảnh hoặc câu văn của bạn quá dài. Nhưng người khác có thể.
Việc các cá nhân sử dụng đi sử dụng lại các từ và cụm từ giống nhau mà không nhận ra điều đó là một hiện tượng thường thấy. Tương tự như vậy, bạn có thể nghĩ rằng bài viết của mình rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề, nhưng người đọc có thể cảm thấy như chúng đang thiếu ngữ cảnh chính. Khi bạn nhận được phản hồi từ nhiều người hoặc trên nhiều bài viết, hãy chú ý đến bất kỳ nhận xét hoặc phê bình nào mà bạn đã nhận được nhiều và tập trung vào lĩnh vực đó trước tiên.
Kết
Vậy là Glints đã cùng bạn tìm hiểu kỹ năng viết là gì và một vài phương pháp hiệu quả giúp bạn cải thiện kỹ năng viết. Hy vọng những gợi ý trên sẽ giúp bạn có thêm nhiều phương thức phát triển và hoàn thiện kỹ năng viết của mình.